オフィス移転を考えている皆さん、
「気を付けておきたい注意点はなにか」
「オフィス移転は慎重に行いたい」
といった悩みも多いです。
オフィス移転は企業のおおきなイベント、できるだけ慎重になりますよね。
オフィスの移転はやることが多すぎて、提出する書類や手続きを忘れてしまうこともあります。
個人で引っ越すのと比べてやはり、かなり複雑です。
なのでこの記事ではオフィス移転をする際の注意点をお伝えしていきます。
オフィス移転で失敗したくない人は必見です。
注意点① 旧オフィスの契約条件と退去条件の整理
旧オフィスから新オフィスに動く場合は一般的な引っ越しと同じくオーナーに解約を申告する義務があります。
解約予告の時期は借りているオフィスによって違います。
だいたいの物件は退去6か月前に申告するのが義務となっています。
契約している物件の規約に反したタイミングで解約の申告をすると家賃の1か月分を請求されるといったペナルティが発生してしまうので注意です。
次に原状回復の注意点をお伝えします。
一般的な引っ越しとは違い、オフィスの場合は原状回復を行っておく必要があります。
オフィスの原状回復は基本的に業者に依頼して行います。
ただ、居ぬきオフィスや家具付きの場合は個人の賃貸と同じように退去したのちにオーナーが原状回復を行い、費用を請求するといった形もあります。
オフィスの退去予告と原状回復工事を忘れないようにしておきましょう。
注意点② 新しいオフィスを決めることと契約条件の確認
新しいオフィスを探す際は家賃や立地、広さなどを重要視するのはもちろん、景気を考慮することも大切です。
オフィスを使い始める家賃が発生するタイミングの交渉もきっちりと行い、移転に伴う家賃の2重払いにも注意しましょう。
注意点③ オフィスのレイアウトはやり直しがきかない
オフィスのレイアウトはついつい、見栄えを気にしておしゃれにしがちですが、使いやすさや移転をする目的を考えて決めましょう。
また、社員が仕事をする上でスムーズに動ける動線を確保したり、社員1人あたりに使うスペースを考えることも重要です。
受付や会議室のレイアウト、防火関連で法規上に問題がないか確認するのも忘れずに行いましょう。
新オフィスについてのマニュアルやプロジェクトチームを発足することも大切です。
注意点④ 内装業者とはしっかりと打ち合わせする
レイアウトを決めた後は業者への発注も本格化し、どんどんオフィス移転が進んでいきます。
そこで重要になるのが内装業者との綿密な打ち合わせです。
什器を置く場所など現実的なレイアウトになるかどうかを相談しましょう。
特に大事になるのは内装工事着手のタイミングと内装業者の選定です。
内装工事は遅くてもオフィス移転の3か月前には着手しておく必要があります。
内装業者を選ぶポイントは
- 料金
- 移転目的に合ったレイアウトを提案してくれるか
- 企業イメージと内装があっているか
などがあります。
購入する什器のリストアップもこのタイミングで行なっておくとベストです。
注意点⑤ オフィス移転関連の手続き漏れチェック
移転先が決まり、レイアウトも決まったら次は手続きを行っていきましょう。
- 消防署・・・防火管理に係る消防計画
- 法務局・・・登記申請書類：旧本店所在地宛て申請書、新本店所在地宛て申請書および印鑑届出書添付書類：株主総会議事録１通、取締役会議事録１通
- 税務署・・・移転手続完了後の登記簿謄本
- 都道府県税事務所・・・移転手続完了後の登記簿謄本
- 社会保険事務所・・・登記簿謄本（登記簿上所在地と事業所在地が異なる場合は、賃貸借契約書写しを併せて添付）
- 労働基準監督署・・・登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し
- 公共職業安定所・・・登記簿謄本又は賃貸借契約書の写し
こういった手続きが必要になるので期限内に終わるように計画的にすることが大事です。
また、取引先への連絡、電気や電話、インターネット回線会社への変更手続きも忘れないようにしましょう。
まとめ
いかがでしたか？
オフィス移転は計画をしっかり練って多い手続きを行うことが大切です。
また、社員ひとりに任せるのではなく、会社の一大プロジェクトと捉え、複数人に任せましょう。
焦りが生まれずにスムーズにオフィス移転が進みます。